COMMENT ORGANISER SON RAYONNAGE ARCHIVES ?
L'organisation des dossiers dans un rayonnage d’archives est importante. Il doit être pensé de manière à pouvoir retrouver le document recherché sans perdre de temps. Utiliser l'ordre alphabétique est indispensable pour y ranger tous ses dossiers. Le classement peut se faire comme suit. Déjà ranger tous les dossiers comprenant les factures de ventes et d'achats, en suivant un ordre précis. Ensuite tous les dossiers relatifs aux impôts, les factures d'achats et aussi de ventes et les dossiers clients. On va aussi y ranger tous les documents divers de l'entreprise, comme les garanties de machines, les dossiers d'informations et d'utilisation des divers outils et toutes autres documentations utiles à l'entreprise.
OÙ INSTALLER UN RAYONNAGE ARCHIVES ?
Le rayonnage d’archives ne doit pas prendre de place dans l'espace du ou des bureaux concernés. Les surfaces des locaux étant souvent exigus, il est indispensable de penser à les libérer de toute occupation de meubles qui n'y sont pas totalement indispensables. Souvent dans les locaux destinées à l'administration, on y trouve des lieux propices à l'installation de ses rayonnages archives. Un dépôt, ou bien une pièce inutilisée seront très bien pour y ranger ses rayonnages. On doit bien sûr prévoir un accès facile afin que les employés du service administratif puissent y accéder facilement, pour ne pas perdre de temps.
QUELS TYPES DE DOCUMENTS INSTALLER DANS UN RAYONNAGE ARCHIVES ?
Le rayonnage pour archives est un accessoire indispensable au bureau pour ranger ses documents. Il va permettre de classer tous les documents nécessaires au fonctionnement de l'entreprise. Dans les rayonnages pour archives, on va pouvoir y déposer les dossiers clients. On y rangera aussi tous les dossiers de comptabilité, car dans une entreprise ils sont nombreux et on ne peut pas s'en encombrer dans son espace de bureau. Les documents relatifs aux déclarations d'impôts, TVA, ainsi que toutes les factures de la société pourront y trouver leur place. Toutes les archives relatives à l'entreprise y seront rangées avec des étiquettes d'identification prévues à cet effet.
