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Préparer une réception pour ses collaborateurs

Il y a beaucoup d’avantages à faire une réception dans son entreprise. Elle permet de renforcer les relations dans l’équipe et avec les partenaires. C’est un évènement clé pour toute entreprise qui mérite beaucoup d’attention et qui peut potentiellement avoir un impact important sur votre organisation. Voici quelques étapes à ne pas rater lors de l’organisation de votre réception.

 

Choisir le bon type de réception

Votre réception doit avoir un but concret pour être organisé et se dérouler de la meilleure façon possible. Si votre objectif est de motiver vos équipes, optez pour un apéro ou une soirée où tout le monde peut se décontracter et prendre le temps de discuter et se mettre à l’aise. Dans cette situation, il sera également important d’organiser des animations ou quelques jeux pour créer une ambiance conviviale et développer les interactions entre collègues.

Si vous allez inaugurer un nouvel espace, le cocktail est un choix plus adapté au contexte. Pour un évènement particulièrement important, tel qu’une fusion d’entreprises ou le lancement d’un nouveau produit phare, prenez un espace plus haut de gamme afin de marquer les esprits et montrer que vous entamez une nouvelle ère pour votre organisation.

 

Faire un planning

Il est très important de faire un planning rigoureux et clair pour faciliter le déroulement de l’évènement et la mise en place de tous les éléments nécessaires à la création de votre réception. Prenez donc de l’avance au cas où il y a des imprévus modifient le planning. Commencez à établir votre liste d’invités plusieurs semaines à l’avance, et faites les appels nécessaires pour réserver un espace et le service pour le jour J. Assurez-vous que les explications et les tâches qui restent à faire sont clairement exprimées afin d’éviter des retards et des erreurs majeures. C’est également le moment de penser au budget qui doit être déterminé au plus vite.

 

Bien choisir le menu

Une des étapes les plus importantes est le repas. Veuillez choisir des mets pour tous les différents invités. Pensez donc à bien commander des plats végétariens, végans, halal etc. La meilleure chose à faire ici est d’adapter la commande de nourriture à votre liste d’invités afin de pouvoir déterminer ce qui doit être préparé. Pensez également à demander les allergies de chacun. Le thème du menu dépend également de l’occasion. Pour un évènement un peu plus sérieux, faites un menu plus traditionnel et typique pour tout le monde puisse se concentrer sur les annonces importantes qui seront faites lors de cette réception. N’hésitez pas à faire un menu plus original et exotique pour une réception plus festive.

Les boissons doivent également être adaptées au type de réception prévue. Il est donc indispensable de vous informer des préférences de vos collaborateurs afin que vous puissiez faire le meilleur choix et rapidement calculer le budget. Une bonne réception ne manque jamais de boissons. Prévoyez donc une très grande commande de boissons, même si vous pensez qu’il y aura un surplus à la fin de la soirée. Une des meilleures choses à faire avec vos collaborateurs, c’est de leur offrir un cadeau vin. Choisir un vin qui est à la fois réputé et qui correspond aux goûts de la personne est idéal ici. Et pour une réception plus formelle, nous vous conseillons d’opter pour des coupes de champagne, même si le budget peut être plus important avec ce type de vin.

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